Datenschutzhinweise für Online-Meetings via Zoom

Information zum Datenschutz über die Verarbeitung im Rahmen von digitalen Veranstaltungen, Online-Meetings und Video- und Telefonkonferenzen

Liebe Teilnehmende,

gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten sowie Ihre aus dem Datenschutz resultierenden Rechte im Rahmen der Nutzung eines Video- oder Telefonkonferenztools und weiteren Tools für unsere Online-Meetings oder digitalen Veranstaltungen. Diese Datenschutzinformationen beziehen sich im Wesentlichen auf die Durchführung einer digitalen Veranstaltung oder eines Online-Meetings, an der Sie als betroffene Person teilnehmen. Es ist daher möglich, dass nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen, da manche Tools ggf. nicht in der durch Sie besuchten Veranstaltung verwendet werden. Bitte nehmen Sie die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.

Darüber hinaus verweisen wir auf unsere Datenschutzinformationen für Mitglieder sowie Teilnehmende einer Maßnahme/Veranstaltung unter https://www.frauenbund-bayern.de/datenschutz-informationen/.

1 VERANTWORTLICHE STELLE IM SINNE DES DATENSCHUTZRECHTS

Die Verantwortliche Stelle im Sinne der DSGVO ist jeweils der Träger, bei dem Sie eine Veranstaltung besuchen oder eine Dienstleistung oder einen Aufenthalt gebucht haben.

Sollte es eine gemeinsame Veranstaltung/Dienstleistung der beiden Parteien betreffen, haben Sie die Möglichkeit, jeden der gemeinsam Verantwortlichen zur Wahrung Ihrer Rechte zu kontaktieren.

Katholischer Deutscher Frauenbund Landesverband Bayern e.V.

Schraudolphstraße 1, 80799 München

T: 089 / 28 623-6 | F: 089 / 28 623-799 | E: info@frauenbund-bayern.de

Landfrauenvereinigung des KDFB Landesverband Bayern e.V.

Schraudolphstraße 1, 80799 München

T: 089/28623-724 | F: 089/283 951 | E: info@landfrauenvereinigung.de

Katholischer Deutscher Frauenbund (KDFB) Landesbildungswerk Bayern e.V.

Schraudolphstraße 1, 80799 München

T: 089 2500766-12 | F: 089 28623-799 | E: bildungswerk@frauenbund-bayern.de

2 KONTAKTDATEN UNSERER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN

DataFreshup GmbH | Julia Andonie

E (KDFB Bayern): dsb.kdfbbayern@datafreshup.de

E (Landfrauenvereinigung KDFB Bayern): dsb.landfrauen-by@datafreshup.de

E (Landesbildungswerk KDFB Bayern): dsb.landesbildungswerk-by@datafreshup.de

T: 02159 9259 101

W: www.datafreshup.de

Hinweis zu „Zoom“: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Das Aufrufen der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sollten Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, ist die Nutzung über Ihren Browser möglich. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Zoom“ erbracht.

Die Datenschutzhinweise von „Zoom“ finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 17.04.2023.

3 ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG

Wir nutzen unter anderem das Tool „Zoom“, um die digitale Veranstaltung durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Eine Rechtsgrundlage für die Verwendung dieses Anbieters stellt u.a. das Data Privacy Framework, https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participant-detail?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active dar. Die Nutzung des Online-Meeting-Tools kann auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zu Zwecken der Durchführung der digitalen Veranstaltung oder im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erfolgen.

4 KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Bei der Nutzung von „Zoom“ für die digitale Veranstaltung werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der digitalen Versammlung angeben.

Folgende personenbezogene Daten sind insbesondere bei „Zoom“ Gegenstand der Verarbeitung:

Benutzerprofil:

Pseudonym, sonst optional der vollständige Name (Anzeigename) sowie Vorname(n) und Nachnamen als getrennte Felder; Spracheinstellung; optional Abteilung; die dienstliche E-Mail-Adresse der Person; optional Stellenbezeichnung; optional Telefonnummer; optional Ort; optional Unternehmen bzw. Einrichtung; Kennwort zur Anmeldung
Wenn Sie sich mit einem sonstigen Zoom-Account anmelden, werden die dort hinterlegten personenbezogenen Daten verarbeitet
Wenn Sie sich mit einem Zoom-Raum (im Browser oder per Client) als Gast ohne Anmeldung mittels Zoom-Account verbinden, werden Sie darum gebeten, sich selbst ein Alias zu wählen, um Ihren Namen gegenüber Zoom nicht offenlegen zu müssen
Wenn Sie sich per Telefoneinwahl zuschalten, wird Ihre Telefonnummer verarbeitet

Meeting-Metadaten: Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen, Name und Beschreibung des Meetings, geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings, Chat-Status, IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware-Informationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.), ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Zoom-Rechenzentrum

Meeting-Aufzeichnungen (optional): Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio- Protokolldatei

Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts

Text-, Audio- und Videodaten:

Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben (biometrische Daten)
Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben (biometrische Daten)
Textdaten, sofern die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion genutzt wird

5 UMFANG UND QUELLEN DER DATEN

Für die Teilnahme an einem Online Meeting oder einem Webinar erhält ein Teilnehmer eine E-Mail, die einen Einladungslink enthält. Die E-Mail-Adresse wurde uns dabei entweder vom Teilnehmer mitgeteilt oder von uns im Rahmen der Anmeldung zu einem Online-Meeting oder einem Webinar erhoben. Für den Beitritt zu einer Online-Veranstaltung ist die Angabe eines Namens erforderlich, dabei kann auch ein Pseudonym gewählt werden. Die Angaben werden im Browser zwischengespeichert und für künftige Beitritte zu Online-Veranstaltungen verwendet.

Soweit ein Teilnehmer den Zugriff auf das Mikrofon bzw. die Videokamera des genutzten Endgeräts aktiviert, können Ton- und Videodaten verarbeitet und in der Online-Veranstaltung wiedergegeben werden. Der Zugriff kann jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen wieder deaktiviert werden. Die Teilnahme an Online-Veranstaltungen ist grundsätzlich auch möglich, wenn der Zugriff deaktiviert ist. Es besteht auch die Möglichkeit, in einem Gruppenchat Textnachrichten auszutauschen. Die Nachrichten sind dann für alle Teilnehmer der Online-Veranstaltung sichtbar.

Wenn im Rahmen einer Veranstaltung der Bildschirm eines Teilnehmers übertragen wird, wird der angezeigte Bildschirminhalt im Online-Meeting allen anderen Teilnehmern angezeigt. Jeder Teilnehmer sollte daher, bevor er die Funktion nutzt, sicherstellen, dass keine sensiblen Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden. Die Funktion zum Teilen des Bildschirms kann jederzeit über die entsprechende Schaltfläche wieder deaktiviert werden.

Soweit wir Aufzeichnungen der jeweiligen Veranstaltung anbieten, werden die Teilnehmer vor Durchführung informiert und ausdrücklich auf eine Aufzeichnung hingewiesen. Sollten Online-Meetings aufgezeichnet werden, erkennt man dies an einem Aufnahme-Symbol im Bildschirmbereich. In diesem Fall werden alle Video- und Audiodaten von uns gespeichert.

Welche Daten von Zoom im Einzelnen gesammelt und zu welchem Zweck verwendet werden, lesen Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 08.05.2021.

6 EMPFÄNGER DER DATEN

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Bitte beachten Sie, dass wir bei der Nutzung von Cloud-Diensten keinen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Daten nehmen können. Zwar wurde der Dienst durch uns datensparsam voreingestellt. Dennoch bitten wir darum, keine unnötigen Daten preiszugeben. Die Nutzung von Zoom für Online-Meetings mit sensiblen und vertraulichen Inhalten, vertrauliche Gespräche, Bewerbungen und Ähnliches ist nicht gestattet.

7 ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND

Wir nutzen unter anderem das Tool „Zoom“, um die digitale Veranstaltung durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

8 DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Zoom speichert erhobene personenbezogene Daten, solange sie für die von ihnen in dieser Richtlinie (https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 08.05.2021) genannten Zwecke erforderlich sind, sofern gesetzlich kein längerer Vorhaltungszeitraum vorliegt. Zu den Kriterien, die den Bestimmungen unserer Aufbewahrungsfristen unterliegen, gehören:

Der Zeitraum, in dem Zoom eine laufende Geschäftsbeziehung mit dem Kunden unterhält und ihm die Dienste zur Verfügung stellt (z. B. solange Sie ein Konto bei Zoom haben oder die Dienste in Anspruch nehmen)
Die gesetzliche Verpflichtung, die Daten aufzubewahren (z. B. verlangen bestimmte Gesetze, dass Zoom Aufzeichnungen über Ihre Transaktionen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, bevor sie diese löschen können) oder
eine im Hinblick auf die Rechtslage erforderliche Aufbewahrung (z. B. im Zusammenhang mit geltenden Verjährungsfristen, Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Untersuchungen).

Kunden von Zoom können ihre eigenen Konten löschen.

9 IHRE RECHTE

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Promenade 18, 91552 Ansbach, Deutschland | Tel.: +49 (0) 981 180093-0, poststelle@lda.bayern.de) nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirksam wird. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformationen).

WIDERSPRUCHSRECHT:

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f oder e DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Sie selbst entscheiden über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Sollten Sie daher eine Ihrer oben genannten Rechte gegenüber uns ausüben wollen, können Sie sich gerne per E-Mail an KDFB Bayern: dsb.kdfbbayern@datafreshup.de bzw. Landfrauenvereinigung Bayern: dsb.landfrauen-by@datafreshup.de bzw. Landesbildungswerk KDFB Bayern: dsb.landesbildungswerk-by@datafreshup.de oder per Post, sowie telefonisch an uns wenden.

Bitte unterstützen Sie uns bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage durch Beantwortung von Fragen unserer zuständigen Mitarbeiter:in hinsichtlich der konkreten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bei berechtigten Zweifeln an Ihrer Identität kann ggf. eine Ausweiskopie von uns verlangt werden.

Für Fragen zum Thema Datenschutz erreichen Sie uns unter KDFB Bayern: dsb.kdfbbayern@datafreshup.de bzw. Landfrauenvereinigung KDFB Bayern: dsb.landfrauen-by@datafreshup.de bzw. Landesbildungswerk KDFB Bayern: dsb.landesbildungswerk-by@datafreshup.de der unter den in dieser Datenschutzerklärung angeführten sonstigen Kontaktdaten.

Zoom

Falls Sie ein Datenschutzproblem, eine Beschwerde oder Frage an den EU-Datenschutzbeauftragten von Zoom haben, kontaktieren Sie diesen gern unter den über die Kontaktdaten unter https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 08.05.2021.

EU-Datenschutzbeauftragter Zoom: Lionheart Squared Ltd, Attn: Data Privacy, 2 Pembroke House, Upper Pembroke Street 28-32, Dublin, DO2 EK84, Republik lrland,

E-Mail: zoom@LionheartSquared.eu

10 ERFORDERLICHKEIT DER BEREITSTELLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.

11 AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren.

Stand: 02/2025